Informativa privacy per segnalanti whistleblowing

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“RGPD”) - PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

Gentile Segnalante,

TIBERTARGHE PRODUCTION S.R.L. La ringrazia per aver scelto di effettuare una segnalazione di whistleblowing. La Sua privacy è importante per noi, e vogliamo assicurarLe che i tuoi Dati personali saranno trattati in conformità alle leggi sulla privacy applicabili. Questa informativa privacy fornisce informazioni sulle modalità di raccolta e utilizzo dei Suoi Dati personali durante questa procedura. Le chiediamo di leggerla attentamente prima di fornire qualsiasi informazione.

1. Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati personali

Il Titolare del trattamento dei Dati è TIBERTARGHE PRODUCTION S.R.L., con sede legale in CITTA' DI CASTELLO (PG), VIA TREVES 23 CAP 06012 FRAZIONE: CERBARA, Numero REA PG - 275639, Codice fiscale e n.iscr. al Registro Imprese 03255840542, Partita IVA ..

Il Titolare del trattamento è contattabile al seguente indirizzo e-mail: amministrazione@tibertarghe.com

2. Tipologia di Dati Personali Raccolti

Qualora venga effettuata una Segnalazione, ed il Segnalante non opti per la forma anonima, la Società raccoglierà e tratterà le seguenti informazioni che comprendono i Dati personali del soggetto segnalante (di seguito anche "Segnalante"), oltre alle informazioni contenute nella Segnalazione stessa (di seguito anche "Dati personali"):

• nome, cognome e informazioni di contatto (ad esempio, indirizzo e-mail o numero di telefono), se rivelate dal Segnalante;
• informazioni sui fatti e circostanze oggetto della segnalazione di whistleblowing.

La Segnalazione non dovrà contenere fatti non rilevanti ai fini della stessa, né categorie particolari di Dati personali, di cui all'art. 9 del GDPR (di seguito anche "Categorie particolari di Dati", cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l'altro, l'origine razziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, l'adesione a partiti o sindacati, nonché lo stato di salute la vita sessuale o l'orientamento sessuale), salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa.

I Dati personali sopra indicati potranno essere integrati e/o aggiornati sulla base di informazioni reperibili pubblicamente e/o raccolte da soggetti terzi e/o direttamente da Lei e/o già nella disponibilità del Titolare, anche al fine di verificare la fondatezza della Segnalazione.

3. Finalità del trattamento e Base Giuridica

I Dati Personali saranno trattati per gestire la segnalazione e per garantire la Sua tutela in caso di segnalazione di reati o irregolarità di cui è venuto a conoscenza nell’ambito del Suo rapporto con il Titolare. 

In particolare, i Dati personali saranno oggetto di trattamento mediante strumenti informatici e non, per le seguenti finalità:

1. per finalità connesse alla gestione e verifica della Segnalazione e per garantire un'adeguata applicazione della Procedura Whistleblowing.

Base Giuridica per il trattamento è l'adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare ex art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR, secondo quanto previsto dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che impone al Titolare di dotarsi di un canale interno per la trasmissione e la gestione delle Segnalazioni.

Tuttavia, il conferimento dei Dati personali del Segnalante è facoltativo; infatti, sulla base della Procedura Whistleblowing adottata dalla Società, il Segnalante ha la facoltà di rimanere anonimo.

2. per finalità connesse all’esercizio di un diritto del Titolare nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell'ambito di controversie sorte in relazione alla Segnalazione effettuata. Inoltre, i Suoi Dati personali potranno essere trattati dalla Società per agire in giudizio o per avanzare pretese.

Base Giuridica per il trattamento è perseguimento del legittimo interesse del Titolare ex art. 6, par. 1, lett. F) del GDPR alla tutela dei propri diritti. In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati personali raccolti per le finalità di cui sopra, ovvero per le finalità ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati personali sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra la finalità sub a) e la presente ulteriore finalità). Come precisato nel precedente paragrafo 2., la Segnalazione non deve contenere categorie particolari di Dati personali, salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa. In tal caso, la base giuridica di liceità del trattamento di tali Dati si fonda sull'art. 9, secondo paragrafo, lett. B) del GDPR relativamente alla finalità sub a), e sull'art. 9, secondo paragrafo, lett. F) del GDPR relativamente alla finalità sub b).

4. Ambito di comunicazione dei Dati personali

I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di diffusione, fatta salva l'ipotesi in cui la comunicazione o diffusione sia richiesta, in conformità alla legge, da soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.

L'accesso ai Dati personali sarà consentito esclusivamente al personale debitamente autorizzato dalla Società: compliance manager, debitamente autorizzato.

Successivamente, nella fase di accertamento della fondatezza della segnalazione, laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, i Dati personali potranno essere inoltrati al personale della Società appartenente ad altre strutture e/o funzioni affinché possano adottare le più idonee misure a tutela della Società o per l'avvio degli eventuali provvedimenti disciplinari. Informazioni più dettagliate del processo di gestione della Segnalazione e i soggetti coinvolti, sono disponibili all'interno della Procedura Whistleblowing.

Inoltre, i Dati personali potranno essere condivisi con i consulenti legali della Società e con l'Autorità Giudiziaria.

Si precisa che il fornitore della Piattaforma è stato designato dalla Società responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR.

I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Terzi rispetto all’Unione Europea od organizzazioni internazionali.

5. Modalità e Tempo di conservazione dei Dati

Il trattamento dei Suoi Dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrà mediante strumenti idonei e garantire la sicurezza e la riservatezza mediante l'utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione.

I Dati personali saranno conservati per un periodo congruo rispetto alle finalità di trattamento sopra riportate e nel rispetto di tutti gli obblighi di legge. In particolare, i Dati personali raccolti sono conservati per un periodo non superiore a cinque anni, decorrenti dalla data dell’esito finale della procedura di segnalazione. È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, od in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.

I Dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione accidentalmente forniti dal Segnalante, saranno immediatamente cancellati.

6. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del GDPR, Lei ha il diritto di:

- ottenere da parte del Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati personali che la riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai suoi Dati, nonché, qualora i Dati non siano raccolti presso l’Interessato, ricevere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

- conoscere le finalità del trattamento, le categorie dei Dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari cui i Dati sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei Dati previsto o i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

- chiedere al Titolare la cancellazione dei Dati o la limitazione del trattamento dei Dati che la riguardano; - opporsi al trattamento dei Dati, fatto salvo il diritto del Titolare di valutare la Sua istanza, che potrebbe non essere accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà;

- richiedere la portabilità dei Dati, nei casi previsti dalla legge;

- proporre reclamo ad un’autorità di controllo (Garante Privacy).

Si precisa, inoltre, che ai sensi dell’art.2-undecies, co.1, lett. f) del D.lgs. 101/2018 (norma con cui il D.lgs. 196/03 - Codice Privacy - è stato adeguato al GDPR), il Titolare garantisce la riservatezza della Sua identità.

Le richieste devono essere rivolte per iscritto al Titolare ai recapiti sopraindicati.

Nel caso la segnalazione dovesse risultare non formulata da una persona concretamente identificabile, sarà trattata, come previsto dal D. Lgs. 24 del 10/03/2023 e dalle successive Linee Guida ANAC, come segnalazione anonima e non godrà delle tutele garantite dalla procedura di whistleblowing, ma verrà in ogni caso esaminata secondo le procedure ispettive in vigore presso TIBERTARGHE PRODUCTION S.R.L., per verificare la sussistenza degli illeciti descritti.

La presente informativa privacy potrà essere soggetta a modifiche o aggiornamenti nel caso in cui il quadro normativo o le linee guida dell'ANAC in materia dovessero cambiare in futuro. Ti invitiamo quindi a consultare periodicamente questa informativa per essere sempre aggiornato sulle eventuali modifiche.